Официальная деловая встреча.

Основная суть проведения деловых бесед заключается в создании конструктивной дискуссии двух и более лиц. Для достижения положительных результатов, человеку, который направляется на встречу, нужно как следует подготовиться к беседе: собрать как можно больше информации о клиентах (привычки, достижения, недавние успехи и так далее), поставить перед собой конкретные цели, к которым он стремится, а также определиться со стилем одежды и поведения.

Сбор информации

Для того, чтобы лучше узнать своих клиентов – необходимо провести маленькое исследование. Оно заключается в сборе всевозможной информации о данном человеке или группе людей с разных источников, о которых будет рассказано данной статье.

Сайт клиента. Самым бесценным и приоритетным источником информации о человеке является его собственный сайт. Обычно, на подобных ресурсах, люди стараются разместить как можно больше информации о себе и своей компании. В первую очередь необходимо досконально изучить заглавную страницу сайта. Ведь только на первый взгляд складывается впечатление, что там предоставлены только общие сведенья. На данной странице можно узнать роль данной компании или предприятия на рынке, сроки существования, регионы, а которых представлены услуги или продукция, а также географию компании.

Весьма интересным является и раздел «Новости». Некоторые публикую на данной страницы мировые новости, дабы хоть чем-то заполнить пустоту. На самом деле здесь должна публиковаться информация, касающаяся жизни организации: несколько слов о стратегической политике в будущем, сведенья о новых партнерах, доклады об успешном участии в различных выставках и, конечно же, события, которых произошли за последнее время.

Такой раздел сайта, как «Партнеры» позволит ознакомиться со списком клиентов, которые сотрудничают с данным предприятием. Если среди них Вы найдете хотя бы парочку компаний, сотрудничающих с Вами, это может очень сильно помочь Вам в давлении на клиентов, во время проведения переговоров. Таким образом, не помешает получить от них рекомендации или благодарственные письма. Вполне вероятно, что на сайте будет указана информация о сотрудниках компании. В таком случае у Вас будет возможность ознакомиться со сведеньями о руководстве фирмы, изучить поле их профессиональной деятельности. Возможно, Вы сможете найти общие интересы или точки соприкосновения, которые можно будет обсудить при встрече: поклонники одного вида спорта, имеются дети, учились в одних учебных заведениях и так далее.

Социальные сети. На сегодняшний день, дарит нам целый ряд новых возможностей, которые Вам (специалисту в области продаж) не нужно игнорировать. Например, большое количество людей обзавелись собственным . На сайте компании может быть расположена ссылка на корпоративный блог, что открывает доступ к новой информации. Руководитель компании также может обладать своим блогом. В том случае, если Вам удалось раздобыть Твиттер человека, встреча с которым Вам предстоит – обязательно изучите всю имеющуюся там информацию. Найдя нужного Вам человека в разных социальных сетях («Профессионалы.ру», «Фейсбук», «Одноклассники», («В контакте» и так далее) – обязательно ознакомьтесь с деятельностью групп и сообществ, в которых он состоит, а также с кругом его друзей.

Средства массовой информации. СМИ хранят очень большое количество сведений и информации, которые можно использовать в своих целях. Если компания обеспокоена своим имеджем, всегда вовремя реагирует на нападки и обвинения конкурентов и, как результат, тесно сотрудничает со средствами массовой информации (размещает свои интервью и ролики на радио и ТВ, статьи – в газетах и журналах) – это означает, что руководство компании дорожит общественным мнением. Этот факт также стоит использовать в подготовке к деловой встрече.

Обратите свое внимание на рекламные материалы. Ведь хорошо изучив рекламные средства, используемые компанией, Вы сможете узнать о преследуемых руководством целях, а также об их благосостоянии. Помните, что человек, с которым Вам предстоит серьезная встреча, также будет использовать все эти возможности в подготовке. При личной встрече можно использовать информацию об мотивирующих компаниях и проводимых акциях. Все это поможет формированию положительного мнения о Вас, как о человеке, хорошо разбирающемся в бизнесе своего клиента, в отличие от множества других менеджеров, пытающихся как можно быстрее «впихнуть» свой товар. На фоне таких людей Вы будете выглядеть компетентным специалистом, что способствует образованию личной симпатии и доверия между руководителем компании и Вами.

Поисковые системы. Не стоит забывать о том, что «поисковики» позволяют отыскать много полезной информации о руководителе компании и бизнесе в целом. Просто введите в строке ввода название фирмы или компании и продолжайте листать страницы одну за другой, и Вы обязательно сможете отыскать важные сведенья, о которых даже и не подозревали (обороты компании, предстоящие судебные дела и так далее).

Имидж

Деловой стиль является общепринятым в деловой среде. Непозволительно одевать на важные встречи маяки, шорты, открытые туфли, короткие юбки, джинсы или кроссовки. Но, как всем известно, в каждом правиле существуют свои исключения. Например, что бы переговоры прошли успешно (с хорошими перспективами) и дали положительные результаты (выгоду за относительно короткое время) – необходимо одеваться немного хуже, чем Ваш собеседник. Деловой стиль является эталоном, однако не необходимости очень сильно усердствовать.

Помните, что, например, дорогие , одетые на встречу с незнакомым человеком, будут складывать впечатление не о хорошем вкусе (как должно быть), а о намереньях как можно быстрее вытянуть денег со своего клиента, что будет негативно сказываться на открытом и конструктивном общении. На практике существует большое количество случаев, когда люди приходили на важные встречи с руководителями крупных компаний в свитерах с растянутыми рукавами, шортах или джинсах. На одну минуту представьте себе, что Вы в дорогом костюме попали на встречу с директором крупной и успешной компании. Кем Вы будете казаться в его глазах? Скорее всего, как «расфуфыренная» утка! При подобных встречах у Вас будет немного шансов на построение конструктивного и продуктивной беседы.

То, как желательно выглядеть при встрече с конкретным клиентом, поможет Вам выяснить предыдущий этап подготовки к деловой встрече. Только собрав и проанализировав всю информацию о клиенте и его компании – Вы сможете сделать правильный выбор. Например, если Вы сделали вывод, что Ваш потенциальный клиент, очень серьезный человек, увлекается автомобилями элитного класса, активно занимается благотворительностью, состоит в общественных организациях и политических партиях, посещает разные конференции и семинары, занимает должность гендиректора на протяжении 10 лет – лучше всего одеть классический деловой костюм (чистые туфли, пиджак, темные брюки, светлая рубашка). Для девушки вполне подойдет черное платье без каких-либо блестящих аксессуаров. Не пытайтесь перегрузить свой внешний вид лишними «безделушками», все должно быть «в меру»!

В том случае, если Вам предстоит деловая встреча с руководителем молодого развивающегося предприятия, которое поставляет на рынок широкий ассортимент одежды для молодых людей, и при этом Вы выяснили, что Ваш клиент предпочитает свободный стиль одежды и относительно молод – рекомендуется одеться более свободно. Тем более это будет выглядеть как дополнение к беседе: Вы подчеркнете свое положительное отношение к направлению развития его коммерческой деятельности.

Если Вы узнали из своих источников о том, что Вам предстоит встреча с креативной и неординарной личностью (это Вы узнаете, изучив подробности личной жизни и различные фотографии) – постарайтесь одеться интересно. Например, стильные аксессуары, несочетаемые цвета, яркий галстук и все остальное, что поможет Вам предстать перед собеседником как такая же неординарная личность, в которой он (она) сможет увидеть своего союзника.

Как всем известно, классический стиль предусматривает темный низ и светлый верх (обычно белый). Собираясь на важную деловую встречу – придерживайтесь данного правила. Также при выборе цветов и стиля отталкивайтесь от того, с кем Вам предстоит встреча. Это очень простое правило всегда поможет Вам выглядеть оригинально и эффектно. При этом не забывайте о голове. Так, девушкам с длинными волосами необходимо аккуратно уложить их в какую-нибудь прическу.

Производим положительное впечатление за 5 минут

Идучи на деловую встречу – помните, что у Вас будет всего лишь несколько секунд, чтобы произвести хорошее впечатление. Если Вам не хватает этого времени, у Вас, как правило, будет ещё пять минут, что бы все исправить. Попробуйте представить ситуацию: в Вашем офисе раздается стук, входит какой-то человек с большой сумкой и с возгласом «Внимание!» старается направить Ваше внимание (и других сотрудников) на какую-то книгу в его руке. Что в этот момент Вы подумали об этом человеке? Вы хотите, что бы Ваш клиент то же самое думал о Вас? Вряд ли! Поэтому Вам необходимо заранее продумать все свои действия: как Вы войдете в дверь, что скажете своим деловым партнерам и так далее.

Так как речь в данной статье идет о деловых беседах, предлагаем Вашему вниманию следующий вариант. Открыв дверь – поздоровайтесь со своим клиентом, назвав при этом его по имени и фамилии (или имя и отчество), что бы убедиться тот ли это человек, к которому Вы шли на встречу. После этого необходимо представиться, назвав свое имя, должность в компании, а также моменты, которые Вам предстоит обсудить, а также сообщите своему клиенту, что Вы договаривались о встрече с ним именно на это время. Постарайтесь в этот период установить визуальный контакт со своим собеседником. Если Вы видите, что клиент занят бумагами – уточните, может ли он сейчас говорить с Вами или ему необходимо немного времени, что бы закончить свои текущие дела. Если человек готов к общению – можете начинать.

Как нужно строить беседу?

Для того, что бы Ваш собеседник понял, что он имеет дело с деловым и серьезным человеком – для начала огласите регламент встречи. Например, Вы можете сказать так: «Основная цель нашей с Вами встречи – определение Ваших текущих бизнес-задач и определение, как именно сможет помочь Вам наша компания в их достижении. Предлагаю построить беседу в два этапа. На первом этапе я задам Вам небольшое количество вопросов, что бы понять основные приоритеты Вашей фирмы, на втором этапе – я расскажу Вам, с какими из них может помочь разобраться наша компания. Я думаю, что подобное построение переговоров будет максимально продуктивным. Вы со мной согласны?». После получения согласия собеседника – можно приступать к самим переговорам. Если же клиенту Ваш план не понравился – уточните, какую альтернативу он может предложить.

Для того что бы правильно определить потребности бизнес-клиента, хороший переговорщик обязан в совершенстве владеть методикой правильного построения вопросов. Данный список можно предварительно распечатать на бумаге и вписывать туда ответы Вашего клиента или же «держать» все вопросы в памяти и конспектировать все полученные сведенья. Помните, что разговор должен логично развиваться, таким образом, необходимо очень тщательно продумать очередность всех вопросов. Для подготовки списка вопросов можно воспользоваться следующим шаблоном:

1. Как долго Ваша компания на рынке?
2. Кто входит в целевую аудиторию Ваших покупателей?
3. На какие рынки ВЫ ориентируетесь (регионы, область, город)?
4. Какие преимущества перед конкурентами привлекают клиентов в Вашу компанию?
5. Чем Ваша компания отличается от конкурентов?
6. С какими поставщиками услуг Вы сотрудничаете на сегодняшний день?
7. Почему Вы выбрали именно этого поставщика?
8. Постарайтесь оценить работу Вашего поставщика по десятибалльной шкале. Какую оценку Вы поставите?
9. Что именно Вас не устраивает в работе нынешнего поставщика?
10. По Вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, что бы мы могли строить с Вами долгосрочное сотрудничество?

Помните, что на деловой встречи самым важным является этап сбора сведений. Благодаря правильно подобранным вопросам Вы сможете разговорить своего собеседника и узнать обо всех проблемах и неудобствах, которые он вынужден терпеть. Таким образом, Вы сможете понять, можете ли помочь решить их и, если Вы уверенны в своей продукции, у Вас будут довольно большие шансы для выгодного заключения сделки.

Правильная презентация своей продукции

На первом этапе в основном говорил Ваш клиент, а только задавали вопросы. Теперь же говорить придется Вам. Вы можете построить дальнейшее общение таким образом, что бы клиент задавал массу вопрос, что бы уточнить интересующие его моменты и развеял свои сомнения, либо так, что бы он все время молчал, поскольку все будет понятно и он согласится с Вашими словами. Успешное проведение этапа презентации услуг Вашей компании заключается в том, как Вам получится перевести всю информацию, которой только что поделился клиент, в его пользу, делая акцент на качество предоставляемых Вашей фирмой услуг.

Например, если Ваш собеседник жаловался на качество доставки нынешнего поставщика услуг (частая задержка заказ, в результате чего «подрыв» работы компании клиента) – необходимо сделать акцент на том, что при сотрудничестве с Вашей компании подобных ситуаций не будет, так как сервисная служба работает слаженно и под постоянным присмотром службы по контролю, которой (скорее всего) у нынешнего поставщика услуг нет. Ведь если бы она была, то подобных задержек доставки не было. К тому же можете отметить, что в договоре Вашей компании указывается, что в случае сбоев доставки компания поставщик будет выплачивать неустойку или предоставлять бонусы в качестве компенсации. Другими словами, Вы юридически гарантируете своему клиенту соблюдение всех условий договора, что поможет обезопасить клиента от риска.

Выводы

Для проведения успешной деловой беседы с потенциальными клиентами – необходимо пройти несколько этапов. Подготовительный этап предусматривает сбор и анализ всевозможной информации о личности человека (с которым предстоит встреча) и компании, которую он представляет. С этим может помочь информация из средств массовой информации, рекламных источников и поисковых систем, также полезно будет посетить сайт фирмы.

При выборе одежды следует придерживаться классического стиля, однако если Вы обладаете достоверными сведеньями о личности клиента, с которым предстоит встреча – манера и стиль могут быть схожими с ним.

Для создания положительного впечатления за пять минут – огласите регламент встречи, а также задавайте как можно больше ситуационных вопросов на этапе сбора информации от собеседника.

Завершающим этапом является презентация, во время которой Вы настраиваете собеседника на то, что он получит больше выгод при сотрудничестве именно с Вашей фирмой.

1. Подготовка .

Эффективная встреча на 70-80% состоит именно из подготовки.

Формируя список приглашенных необходимо учитывать цель встречи. Не стоит звать людей с мыслью «на всякий случай». Во встрече должны участвовать только те люди, которые действительно могут что-то привнести. Часто, организатор, не зная кто именно понадобится из другого департамента (допустим, начинается у вас какой-то проект, и вы хотите на раннем этапе обсудить его с потенциальными участниками), приглашает на встречу половину коллектива. В итоге, половина из этой половины во встрече, по сути, не участвует. Если вы, как организатор, не знаете, кто именно понадобится на встрече, пригласите туда руководителя подразделения, а он уже, либо сам перешлет приглашение кому нужно, либо сам придет на встречу, и потом назначит нужного сотрудника.

Как мы знаем, встречи бывают разных форматов. Это может быть брэйншторминг, презентация и т.д. В приглашении на встречу обязательно должен быть указан формат, чтобы участники понимали, к чему им готовиться. Можно, например, написать: «Коллеги, давайте побрэйнштормим на такую-то тему».

Обязательно в приглашении должно быть написано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором есть только тема – это категорически плохо. Должен быть указан либо список вопросов к обсуждению, либо предыстория задачи или проекта и так далее. Здесь же необходимо указать, какие решения планируется принять в рамках встречи. Если у вас просто указано – давайте обсудим, такой-то проект… допустим, обсудили, а что дальше? Даже если вы напишете, что на встрече нужно будет определить дальнейшие шаги, это уже будет не плохо.

Продолжительность встречи заслуживает отдельного упоминания. На своих тренингах я часто задаю вопрос: «Как вы думаете, почему 99% встреч длятся час?». И только один раз я услышал правильный ответ. Всё крайне просто - любой почтовый клиент по умолчанию назначает встречу продолжительностью час. Очень редко кто-то корректирует это время, а зря. Таким образом вопрос, который можно обсудить за три минуты (пускай даже за 15 минут), растягивается на час. Тут сразу же срабатывает закон Паркинсона – мы работаем ровно столько, сколько времени отвели на работу.

Немаловажный момент, при отправке приглашения, проверять свободно ли это время у участников. В любом почтовом клиенте эта функция есть и прекрасно работает. Увы, иногда складывается ощущение, что не все о ней знают. Хуже даже то, что организатор отправляет человеку приглашение, на занятый интервал, и когда человек не приходит, к нему предъявляются претензии. Это неправильно.

И вот здесь мы переходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор всегда должен отслеживать, кто встречу принял, а кто нет. Бывает, что самый важный участник встречи отклонил встречу и не пришел. Все собрались, и организатор начинает этого человека разыскивать по всему офису. А человек, ни о чем не подозревая, сидит на другой встрече. Далее происходит примерно такой диалог:

– Где ты?
– Я же отклонил встречу!
– А почему ты не предупредил?
– Ну, строго говоря, я предупредил. Мне нужно было тебе какое-то специальное уведомление прислать?

Потенциальный участник, конечно же, не должен никого специально уведомлять. Так что, ответственность за любую подобную ситуацию всегда ложится на плечи организатора. Будьте внимательнее!

2. Чего нужно избегать?

Отдельным блоком я вынес некоторые моменты, которых лучше избегать при назначении встречи. Это, конечно, не строгие правила, но, если будете им следовать, коллеги будут только благодарны.

Не нужно назначать встречу (если только это не сверхсрочный критичный вопрос) через час-два от текущего момента. Лично я стараюсь даже день в день не назначать встречи. Человек же уже пришел на работу, спланировал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и тут я со своим приглашением.

Не очень правильно назначать встречи на обеденное время. Здесь, я думаю, не нужно что-либо комментировать. Еще, лично я стараюсь не назначать людям встречи на день зарплаты/аванса. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день зарплаты/аванса, образно, становится сотрудником бухгалтерии, и ему не до встреч в этот день. Ему же нужно всё оплатить, перевести кому-то, вернуть, занять и так далее.

И конечно же, хочу упомянуть про встречи по окончании рабочего дня. Даже если люди засиживаются на работе, назначенные встречи должны быть только в пределах рабочего дня.

3. Непосредственно встреча.

Начну с пунктуальности. Очень часто бывает такое: назначена встреча, допустим, на 15:00, и люди в это время только начинают вставать со своих мест и двигаться в сторону переговорной комнаты. В 15:00 все должны уже сидеть в переговорной, и встреча должна начаться. Многие придумывают всевозможные санкции. Штраф — 100 рублей за минуту опоздания и так далее, что весьма полезно и дисциплинирует.

Еще одна задача организатора – модерация встречи. Если на встрече что-то пошло не так, дискуссия зашла в другую сторону… организатор должен это контролировать и корректировать.

Важная часть встречи – протокол. Есть даже расхожее выражение: «нет протокола не было встречи». Протокол, по умолчанию, ведет человек, от которого пришло приглашение. Участники встречи имеют полное право вообще ничего не фиксировать. Все договоренности, задачи, сроки и так далее, должны быть зафиксированы организатором в протоколе. По итогам встречи этот протокол обязательно должен быть отправлен всем участниками, с просьбой подтвердить/прокомментировать в определенные сроки.

Завершить хочу моей любимой темой –окончание встречи. Она тесно перекликается с продолжительностью в час. Уверен, что у многих были встречи, когда основной вопрос обсудили за 10 минут, и далее участники начинают придумывать для себя новые вопросы к обсуждению. Поверьте, нет ничего зазорного в том, что вы обсудили вопрос быстро = эффективно. Не эффективно как раз высиживание запланированного часа. Поэтому, как только вы достигли нужных договоренностей, смело завершайте встречу и расходитесь.

Проводите только эффективные встречи .

Материал предоставил Андрей Бутов, бизнес-тренер, консультант.

По заказам тренинга или дополнительным вопросам о подготовке и проведения встреч пишите там на эл.

Правы те, кто считает, что встречаться надо чаще. Известная в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско) Рене Шимада Сигель говорит, что даже если вы работаете в IT-сфере, где виртуальное общение воспринимается естественно, успешными станете только в том случае, если не будете игнорировать личные встречи.

Мы позвали несколько независимых консультантов в офис и с еще несколькими общались в Skype, - рассказывает она в своем блоге. - Тема была одна и та же - бизнес-проект, в котором должны были участвовать компании этих людей. В первом случае мы намного лучше сориентировались в возможных проблемах. Жесты и мимика рассказали обо всех тонкостях. В личном разговоре участвуют эмоции, мы видим неприкрытые расстоянием страх, доверие, дружелюбие и искренность. Мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество.

В личном разговоре мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество

Не прячьте цели

О совещании как эффективном инструменте управления внутри компании мы уже говорили здесь. Деловая встреча в контексте данной статьи — это контакт с внешними партнерами: клиентами, контрагентами, подрядчиками. Поэтому она отличается от совещаний, хотя общие принципы ее подготовки и проведения те же:

• цель;
• план;
• резюме (протокол).

Нюансы обусловлены тем, что участниками встречи являются люди, которых мы не можем обязать и не можем им приказать. Можем лишь заинтересовать, обаять, убедить. Или наоборот — оттолкнуть или напугать.

О необходимости ставить цель много говорить не будем — и так понятно, что разумный человек не потащится по пробкам на другой конец города, не понимая, зачем. Отметим лишь, что цель не только должна быть определена, но и донесена до тех людей, с которыми вы хотите встретиться.

Чтобы не было разнотолков в трактовке, ее надо записать. Но без разных там «требуется», «назрела необходимость» и так далее. Это вам требуется и у вас назрело, а для партнера вашей проблемы может вообще не существовать в природе. Поэтому будьте тактичны, ставьте себя с партнером вровень, даже если в реальности вы выше его на голову.

Ищите женщину

Поставили цель — рисуем план. То есть на том же листочке, где тактично сформулировали цель, записываем вопросы, которые хотим обсудить. Тогда во время деловых переговоров и вы не упустите ничего важного, и партнеры будут знать, к чему готовиться. Обязательно укажите, что они могут дополнить или скорректировать ваш план. Только попросите уведомить вас о внесенных изменениях.

Далее надо продумать, кто с вашей стороны примет участие во встрече. Полезны носители эксклюзивной информации, специалисты по ведению переговоров, сотрудники, способные оперативно предлагать нестандартные решения в изменяющейся ситуации. Привлекательная женщина в составе группы тоже будет плюсом. Количество участников встречи с обеих сторон должно быть одинаковым. Оптимальный вариант — два человека: один ведущий, другой дополняет и фиксирует информацию.

Заранее обсудите с участниками цели и желаемые результаты встречи. Каждый должен понимать, какова его роль, и что от него ожидают. Мягко напомните коллегам, что инициатива в вашей компании, конечно, не наказуема, но неуместное ее проявление не приветствуется.

Если вы не первое лицо компании и не представляете планируемую встречу без участия руководителя, потрудитесь объяснить ему, зачем он будет нужен. Шеф, без сомнения, оценит ваш профессионализм, если вы изложите свои доводы за пару-тройку минут.

Получив согласие, в письменном виде снабдите босса максимальной информацией о второй стороне, предмете встречи и ожидаемых результатах его участия.

Памятуя, что лучше один раз увидеть, чем потом семь раз резать, подготовьте наглядные материалы: презентации, буклеты, проспекты, визитки.

Углы не располагают к доверию

Место встречи выбирается с учетом ее целей, задач, статуса участников и реалий ситуации. Возможны три варианта: на вашей территории, в офисе партнера и в «нейтральных водах».

Приглашая к себе, вы берете на себя роль гостеприимного хозяина и показываете свое хозяйство изнутри. Дома, конечно, даже стены помогают, но они должны произвести на гостей нужное вам впечатление.

Как утверждает австралийский писатель и психолог Аллан Пиз, даже форма стола влияет на настрой участников встречи. Квадратный или прямоугольный стол, говорит он, не располагает к доверию и создает атмосферу соревнования. Переговоры за круглым столом задают встрече неформальный характер и указывают на возможность свободного обмена мнениями. Небольшой журнальный столик располагает к дружеской беседе.

Принимая приглашение партнера приехать в его офис, вы оказываете уважение, которое будет особо оценено, если ваш статус в бизнес-среде выше. Вы, в свою очередь, сможете лучше понять, чем и как живет компания, с которой предстоит сотрудничать.

Нейтральная территория ставит участников в равные условия, поэтому она лучше всего подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска выхода из конфликтов.

Будет неплохо, если продумаете, как сесть за столом. Если расположитесь напротив друг друга, это добавит официальности. Сели рядом — значит, предлагаете дружеский диалог.

Футбол в помощь бизнесу

Продолжительность встречи оговоривается заранее. Затягивать рандеву можно лишь при наличии веских оснований.

Считается, что наименее продуктивны встречи, назначенные на понедельник (тяжелый день) и вторую половину пятницы (в мыслях уже банька и шашлыки).

Не стоит намечать встречу перед обедом, когда в мозгу доминируют сигналы от опустевшего желудка, и сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, а не обсуждать деловые вопросы.

А вот совместить обед с деловыми переговорами при наличии доброй воли обеих сторон вполне приемлемо.

Во время разговора показывайте свою открытость, готовность искать компромиссы, нацеленность на устраивающий всех результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику, жесты. Невербальная информация не менее ценна, чем словесная.

Допустимо разбавить деловую часть неформальным общением, например, обменяться впечатлениями от вчерашнего футбольного матча. Это позволит установить отношения, близкие к дружеским.

По результатам встречи следует подготовить резюме, в котором прописать достигнутые договоренности. Составляют его обе стороны, совместными усилиями оттачивая формулировки. Инициатор встречи отправляет готовый текст другой стороне и всем участникам со своей стороны.

Новые контакты, полученные на встрече, заносятся в единую базу компании.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых - способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар - учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия - шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч - способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия - помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

• официальные (с протоколом, строгой процедурой);
• неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
• внешние (с партнерами или клиентами);
• внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

• уточнение точек зрения, позиций сторон;
• обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
• достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
• анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
  • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
  • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
  • поддержание контактов;
  • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
  • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель - убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

• подбора состава участников со всех сторон;
• встречи прибывающих, трансфера, размещения;
• питания и культурно-развлекательной программы;
• собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

• знание терминологии;
• наличие опыта подобной работы;
• умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
• умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача - направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений - все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки - в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

1. Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

2. Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

3. Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

4. Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

5. Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

6. Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

7. Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

8. Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.